5 veelgemaakte fouten met het behandelen van je foto’s

Tijdens onze lezing op 6 september jl. voor 30 leden van de Fotoclub, werd duidelijk dat het organiseren van de foto’s voor een flink aantal mensen nog een ondergeschoven kindje is. Enkelen zijn fervente gebruikers van Lightroom – en daardoor ook met ordenen en metadata bezig-, anderen moeten nu toch echt eens gaan beginnen met ordenen, opruimen, hernoemen, om goed over hun foto’s te kunnen beschikken.

Onze ervaring is dat vooral mensen die al van organiseren houden, ook hun foto’s georganiseerd hebben. De meeste mensen die wij spreken, tegenkomen, en die onze klanten zijn, zijn al jarenlang aan het ‘knippen’ en aan het (automatisch) opslaan, zonder enige vorm van organisatie. En dan komt er een moment dat ze voor een bepaalde gebeurtenis foto’s moeten verzamelen, of beseffen dat ze eigenlijk niets met hun foto’s doen – omdat ze er geen grip op hebben. Ze zijn niet toegankelijk, niet zichtbaar. De foto’s staan ‘overal’, en zijn vaak dubbel of slecht vindbaar. En dan komen wij te hulp.

In deze blog belichten wij de 5 belangrijkste fouten die mensen maken bij het behandelen van hun foto’s. Om je bewust te worden van wat er nodig is – en om je alvast een zetje in de goede richting te geven. Doe er je voordeel mee!

En grijp vooral je kans om naar onze workshop Live je eigen Foto’s Organiseren te komen. Je kunt dan óf een start maken of flinke volgende stappen doen.

Fout #1 – Je bewaart het verhaal van de foto niet

Een van de grootste fouten die je kunt maken, is dat je vergeet ‘het verhaal bij de foto’ te bewaren. Dit geldt zowel voor geprinte als voor digitale foto’s. En wat is nu een foto zonder verhaal! In ons werk komen we zo vaak ‘lege’ foto’s tegen: geen namen, geen datums, geen details. Maak deze fout niet in je bibliotheek ‘familiefoto’s’.

Uiteraard kost het tijd, maar dat is het absoluut waard! Hoe fijn is het niet als op een oude foto achterop staat geschreven wie of waar het is, en helemaal fijn, bij welke gelegenheid de foto is genomen. Heb je nog geprinte foto’s, ga ermee aan de slag.

Het makkelijkst is om de belangrijkste details achterop te schrijven; gebruik wel een archief pen of zacht potlood! Of ga er echt voor zitten om een album te maken: lekker ‘old school’ foto’s inplakken en schrijf er een verhaaltje bij of een paar kernwoorden bij: wie, wat, waar. En met digitale foto’s is het idee hetzelfde: geef de foto een beschrijving mee, oftewel koppel er metadata aan, zodat je, als je een album ervan maakt, er ook echt een verhaal bij hebt.

En niet alleen jij nu, maar volgende generaties ook. Eén zinnetje maakt al het verschil; want hoe frustrerend is het dat er prachtige plaatjes/foto’s zijn gemaakt en niemand meer weet waar het over gaat. #saving memories: foto’s zijn herinneringen, jouw familiegeschiedenis [ eventueel oude foto, voorkant + achterkant]

Fout #2 – Je hebt geen digitale HUB

Wat neem je mee bij brand in je huis: bijna iedereen zegt’ mijn foto’s’, als kat en ander dierbaren in veiligheid zijn! Hoe belangrijk is het dan niet, om je foto’s zodanig te organiseren, dat je ook meteen weet wat je moet pakken. Wil je georganiseerd zijn, zorg dat je een betrouwbare DPH – Digitale Photo Hub – hebt.

Zoals je bij geprinte foto’s ervoor zorgt dat ze in fatsoenlijke dozen, liefst zuurvrije, gearchiveerd zijn of je albums op een veilige plek hebt staan, zo is het ook bij digitale foto’s belangrijk dat er een goede, centrale opslag is. Ook al is de vorm anders, de opslag behoeft net zo goed kwaliteit, want de DPH is jouw geheime wapen in je ‘organizing arsenaal’!

Elke foto die je neemt, gaat daar naar toe, en elke foto die je deelt of in een project gebruikt, komt daar vandaan. Ben je goed georganiseerd in je huis, dan heb je je meeste spullen ‘soort bij soort’ geordend en slingert niet overal wat rond. Een goede structuur betekent dat je een goed opberg- en terugvindsysteem hebt.

Als professional organizers helpen wij al jaren bij ‘structuur aanbrengen’, En regelmatig vragen onze klanten, als het huis eenmaal georganiseerd is: en wat doe ik met de foto’s? Maak een digitaal depot voor je meesterwerken, zodat je ze georganiseerd bij elkaar hebt ipv rondslingerend op allerlei apparaten en ‘kaartjes’ Dus investeer tijd in een DPH: het kost wat, maar dan heb je ook wat!

Fout #3 – Je hebt geen goed back up systeem/protocol

En wat als jouw computer morgen crasht of er zich een andere ramp, zoals waterschade, voordoet? Heb je een duidelijke back-up strategie voor je fotoverzameling? Dit geldt zowel voor digitale als geprinte foto’s. Helaas hebben de meeste mensen dat niet; maak deze fout niet met jouw foto’s.

Heb je eenmaal een DPH en zelfs moeite genomen om het verhaal, of wat details, aan je foto’s toe te voegen, dan wil je toch niet dat je gevaar loopt alles kwijt te raken. Waterschade is er ook in een andere vorm dan overstroming: je kent vast wel het verhaal van de telefoon die in de wc viel … Met een duidelijke back-up strategie bestrijd je dit, in ieder geval ben je voorbereid: in plaats van alles te verliezen, kun je de schade drastisch verminderen.

Je kunt al een strategie creëren in minder dan 1 uur door een paar belangrijke details te beschrijven, zoals hoe en waar je je DPH of albums [lees ook: de schoenendozen en tasjes] back up hebt ondergebracht.

Wil je helemaal op safe spelen, volg dan de 3-2-1 methode; dit schijnt de officieel aanbevolen methode te zijn en houdt in: Maak 3 kopieën van je belangrijkste data. Bewaar deze back-ups op minstens 2 verschillende media. Zorg voor 1 kopie buiten de deur. Jouw strategie hoeft niet perfect te zijn; belangrijker is dat je hem hebt aangebracht en dat ie in bedrijf is!

Fout #4 – Je zet je foto’s niet steeds over naar je DPH

Misschien heb je wel een DPH, maar gebruik je het niet als zodanig, tenminste niet zo frequent als je zou willen. Daar kunnen 2 problemen aan ten grondslag liggen: enerzijds zou het kunnen komen doordat jouw DPH niet optimaal is, anderzijds doordat je geen onderhoud inplant.

Wat betreft het 1e probleem, kom erachter waarom het niet werkt zoals je zou willen. Kost het je bv teveel tijd om je foto’s over te zetten? Weet je eigenlijk niet precies welke stappen je moet nemen, heeft je ‘HUB” niet genoeg capaciteit? Misschien heb je een betere workflow nodig. Bedenk eens hoe je het jezelf makkelijker kunt maken. Ga na waar het grootste deel van je foto’s vandaan komt, van welk apparaat. Zoek uit hoe je deze zo simpel mogelijk aan je DPH kunt toevoegen: internet/Youtube biedt vaak duidelijke hulp.

Iets anders is het als tijd het probleem is. Dan is het toch een kwestie van prioriteiten stellen en als je het echt belangrijk vindt, om ‘organizing’ wat vaker op je agenda te zetten Zoals je ongetwijfeld wel eerder hebt gelezen geeft ‘regelmatig onderhoud’ echt een prettig gevoel: én je hebt het gedaan én het stapelt zich niet op én je creëert ruimte voor nieuwe foto’s/herinneringen op je IPhone bv.

Je schuldig voelen over het (weer) niet gedaan te hebben, kost ook energie en die kun je vast beter besteden! Dus creëer een strategie waarmee je je uitstelgedrag omzeilt en beleef plezier aan je productiviteit.

Fout #5 – Je hernoemt je foto’s niet

Betekent de naam DSC_1208.jpg  iets voor jou? Ik denk ….………niet echt. En ik durf te wedden dat de meeste foto’s dergelijke namen hebben. Als je hebt besloten om je foto’s te organiseren, is het beste wat je kunt doen, ze te hernoemen.

Eigenlijk is het de belangrijkste stap die je kunt zetten naast het vastleggen van het verhaal van je foto’s. In theorie zou elk bestand in je computer een logische, herkenbare, dus herleidbare, naam moeten hebben. Waarschijnlijk is dat niet het geval en we downloaden heel wat ‘digitale clutter’ waardoor het onbegonnen werk is dat allemaal te gaan hernoemen. Maar…. jouw foto’s, die je bewust hebt gemaakt en al hebt overgezet naar je DPH, dat is een ander verhaal. Daarvan is toch de bedoeling dat ze lange tijd meegaan; het zijn geen tijdelijke werkbestanden, maar waardevolle plaatjes.

De beste manier om je foto’s te beschermen, is om ze netjes te archiveren en ze te labelen zodat je niet op je geheugen hoeft te vertrouwen ter identificatie. Kies een naam die een herinnering triggert; denk daarbij aan wat jouw manier is om te herinneren. Heb je makkelijk herinneringen ogv datums, personen, gebeurtenissen? Als je je foto’s gaat organiseren, kies dan een voor jou geschikte strategie en wees daar consistent mee.

Als jij je foto’s volgens dat patroon gaat hernoemen, houd je niet alleen alles goed georganiseerd, maar laat het je ook in een oogwenk zien wat je allemaal hebt en ben je meer geneigd om ze te bekijken en ervan te genieten! Want waarom bewaar je je foto’s ook alweer 🙂

Tijdens de workshop Live Foto’s Organiseren ga je aan alle 5 bovenstaande stappen werken. Misschien sta je nog aan het begin, en gaan we een HUB maken, of ben je al een stukje verder en toe aan het toevoegen van metadata. Grijp je kans om je foto’s te organiseren. Omdat we veel tijd hebben en met zijn vieren zijn, kan jouw project voldoende aandacht krijgen.

Tot ziens! De Foto Organizers Nederland: Karin, Monique, Pyc en Ellen